- 電子帳簿保存の義務化がいつから始まるのか知りたい
- 電子帳簿保存法の改正内容をおさらいしたい
- 義務化にあたって必要な対応を知りたい
この記事は上記のような思いを抱かれている方に向けて、電子帳簿保存法の概要や改正内容をおさらいした上で、義務化のタイミングなどを解説します。
義務化に向けた対応や役立つシステムも併せて紹介するため、ぜひ最後までご確認ください。
電子帳簿保存法とは
まずは電子帳簿保存法の概要や対象者、保存区分についておさらいします。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿や書類を電子データとして保存する際のルールを定めた法律です。
仕訳帳といった国税関係帳簿は勿論、損益計算書や請求書といった国税関係書類が対象となります。
上記に挙げたような帳簿・書類を電子保存する場合は、電子帳簿保存法における保存要件を満たさなければなりません。
電子帳簿保存法の対象者
電子帳簿保存法は法人税を納める全ての法人と、所得税の納税義務のある個人事業主が対象となります。
電子帳簿保存法における保存区分
電子帳簿保存法における帳簿・書類の保存方法には以下の3つの区分が設けられています。
電子帳簿等保存
会計システムなどを利用して作成した帳簿・書類を、そのまま電子データとして保存することを指し、対応は任意となっています。
以下のような帳簿や書類が対象として挙げられるでしょう。
【国税関係の帳簿】
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 経費帳
- 売上帳
- 仕入帳
【決算関係書類】
- 損益計算書
- 貸借対照表
- 棚卸表
【取引関係書類】
- 見積書
- 請求書
- 注文書
- 納品書
これらの書類について以下のような要件を満たすことで電子保存が可能となります。
- 記録事項の訂正や削除を行った場合、その事実や内容を確認できるシステムを用いること
- システム関係書類などを備え付けること
- 取引年月日や取引金額、取引先の記録によって検索できること
その他の保存要件については、以下のページをご確認ください。
スキャナ保存
取引先から紙で受領した書類や、紙で作成・発行した請求書などの資料は、スキャナで読み取ることで電子保存することが可能です。
【対象となる取引関係書類】
- 契約書
- 請求書
- 領収書
- 検収書
先の電子帳簿等保存と同様に、対応するかどうかは任意であるため、紙のまま保存することも可能です。
スキャナ保存には、入力期間の制限や一定水準以上の解像度による読み取り、タイムスタンプの付与などの保存要件が設けられています。
詳しくは以下のページも併せてご確認ください。
電子取引
メール添付などによってやり取りした取引関連書類は電子取引に該当し、電子データとして保存しなければなりません。
先の二つの区分とは異なり、任意ではなく対応が義務付けられています。
【対象となる主な取引関連書類】
- 契約書
- 請求書
- 領収書
- 検収書
電子取引の保存要件としては、真実性の要件と可視性の要件が設けられています。
詳細は以下のページをご確認ください。
改正電子帳簿保存法の義務化のタイミング
ここからは2022年に行われた電子帳簿保存法の改正についておさらいしつつ、電子取引の電子保存義務化のタイミングについてご紹介します。
2022年における電子帳簿保存法の改正内容
まず改正内容を確認していきましょう。
電子帳簿等保存における改正事項
電子帳簿等保存における改正事項としては、大きく3点挙げられます。
・税務署長の事前承認制度の廃止
従来は国税関係帳簿や書類を電子保存する場合、事前に税務署長の承認が求められましたが、事業者負担を軽減することを目的として、事前承認が不要になりました。
・過少申告課税の軽減措置の整備
国税関係帳簿について優良な電子帳簿の要件を満たし、かつ事前に軽減措置適用の届出をしている場合、申告漏れなどがあった際に課される過少申告加算税が5％軽減されるようになりました。
・最低限の要件を満たす電子帳簿も電子保存が可能になった
複式簿記の原則に則って記録される帳簿については、「システム関係書類の備え付け」や「速やかに出力できるようにしておく」といった最低限の要件を満たすことで、電子保存が可能となりました。
スキャナ保存における改正事項
スキャナ保存における改正事項は以下のとおりです。
・税務署長による事前承認制度の廃止
電子帳簿等保存と同じく、税務署長による事前承認制度が廃止されました。
・タイムスタンプ要件と検索要件の緩和
タイムスタンプの付与期間が最長約2か月と7営業日以内とされたり、検索要件の記録項目が取引年月日と取引金額および取引先に限定されたりと、要件が緩和されました。
・適正事務処理要件の廃止
相互けん制できる事務処理体制や定期的なチェック、再発防止策といった適正事務処理要件が廃止されました。
・重加算税の加重措置の整備
国税関係書類の電子データについて、隠蔽や仮装といった事実があった場合、その申告漏れなどに課される重加算税が10％加重されることになりました。
電子取引における改正事項
電子取引における改正事項は以下のとおりです。
・タイムスタンプ要件と検索要件の緩和
スキャナ保存と同じく、タイムスタンプ要件や検索要件が緩和されました。
・適正な保存を担保する措置の見直し
電子取引の電子データを、出力書面の保存を持って電子データ保存に代えることができる措置が廃止されました。
また電子保存の不正があった場合、申告漏れに課される重加算税が10％加重される措置が追加されています。
電子取引の電子保存の義務化はいつから？
改正電子帳簿保存法においては電子取引の電子保存のみが義務となっていますが、電子保存に対応する準備期間が不足しているといった声が挙がったことから、2023年12月末まで宥恕期間が設けられ、義務化が延期されました。
そのため2024年1月以降、原則電子帳簿保存法の対象者である事業者は、電子取引に関する電子保存は義務として取り組まなければなりません。
違反した場合の罰則
もし電子保存の義務化に違反した場合は、以下のような罰則を受ける可能性があります。
- 重加算税の10％加算
- 青色申告の取り消し
- 会社法976条の規定による100万円以下の罰金
いずれも事業者にとって大きなペナルティとなるため、電子取引の保存要件を確認した上で、適切な対応を取りましょう。
電子帳簿保存法における電子保存義務化に対応するには
続いて電子保存義務化に対応する流れを、3つのステップに分けてご紹介します。
ステップ①：電子取引の現状を整理・把握する
電子取引の保存対象となる書類を整理した上で、それぞれ現在どういった形で保存しているのかを把握しましょう。
紙とデータが入り混じっていたり、データ形式が不統一になっていたりする場合、対象書類に漏れが生じる恐れがあるため、念入りに確認することがポイントです。
ステップ②：保存方法と場所の策定
電子取引における「真実性の要件」と「可視性の要件」を踏まえつつ、電子取引データの保存方法や格納するフォルダなどを検討しましょう。
保存データが改ざんされていないことを証明でき、且つ適切に検索・表示できるように保存方法を整備し、ルール化することが求められます。
ステップ③：システム導入や業務フローの修正
先のステップで策定した保存方法を実現する上で必要なシステムの導入を行いましょう。
またシステムを導入することで、従来の業務フローが変わることが想定できるため、システムを踏まえた新たな業務フローも構築しなければなりません。
電子帳簿保存システムについては後ほどご紹介します。
電子帳簿保存を行うメリット・デメリット
続いて電子帳簿保存を行うメリットとデメリットについて、簡単に確認しておきましょう。
電子帳簿保存を行うメリット
メリットとしてまず挙げられるのは、保存に割いていたスペースを別の用途に使うことができるという点です。
紙で保存する場合は、保存用のファイルを格納しておくキャビネットや資料室を設ける必要があります。
しかし電子保存することで、収納スペースが不要になり、別の用途に用いることができるでしょう。
また出力やファイリングといった作業が発生しないため、書類保存業務の効率化に繋げることができる点もメリットと言えます。
電子帳簿保存を行うデメリット
デメリットとしては、システム導入コストがかかる点が挙げられるでしょう。
電子帳簿保存システムの導入には、当然初期費用や運用コストがかかるため、相応の予算を確保しておく必要があります。
またシステム選定は勿論、事前に電子データを整理するといった準備工数が生じる点もデメリットと言えるでしょう。
おすすめの電子帳簿保存システム
最後に電子帳簿保存に取り組む上で、おすすめのシステムをご紹介します。
invox電子帳簿保存
一つ目にご紹介するのは「invox電子帳簿保存」です。
引用：invox電子帳簿保存
invox電子帳簿保存は電子帳簿保存法における電子取引とスキャナ保存の要件に対応しており、請求書や納品書といった取引関連書類を電子保存することが可能です。
AI OCR機能とオペレータの確認を組み合わせることで、99.9％のデータ化精度を実現している点も見逃せません。
専門コンサルタントへの相談を含めた導入サポートサービスも提供しているため、安心して電子帳簿保存に対応できるでしょう。
詳細については以下のページからご確認ください。
＜invox電子帳簿保存– あらゆる国税関係書類と電子取引を電子保存する電子帳簿保存法対応の文書管理システム＞
DenHo
次にご紹介するのは「DenHo」です。
引用：DenHo（デンホ―）
DenHoは電子取引とスキャナ保存に対応したシステムとなっており、帳票の読み込みからデータ化して分類するところまで、AI-OCRが自動で行ってくれます。
手書き文字の読み取りも可能であるため、手書き運用の取引先に負担を強いることなく、電子帳簿保存に取り組むことができるでしょう。
5日間無料で試用できるため、操作感などを確かめた上で導入を検討することが可能です。
詳細は以下の公式ページをご確認ください。
＜DenHo（デンホ―）‐電子帳簿保存に対応したAI‐OCRクラウドサービス＞
バクラク電子帳簿保存
最後にご紹介するのは「バクラク電子帳簿保存」です。
引用：バクラク電子帳簿保存
バクラク電子帳簿保存も、他ツールと同じく電子取引とスキャナ保存に対応しているシステムです。
誰でも使いやすいシンプルなインターフェースを実現しているため、運用ハードルも低く、全社的な運用を実現しやすいという特徴があります。
ヘルプページやウェビナーといったサポート体制も充実しているため、電子帳簿保存法への対応を円滑に進めることができるでしょう。
詳細については以下のページをご確認ください。
＜電子帳簿保存法対応ソフトならバクラク電子帳簿保存 – 無料利用可能！インボイス制度にも対応
＞
まとめ
今回は電子帳簿保存法の義務化をテーマに、改正内容や対応ステップなども併せて解説しましたが、いかがでしたか。
2023年12月末で電子取引における電子保存の宥恕期間が終了し、2024年1月から義務化が始まります。
全ての企業や所得税を納税している個人事業主は、電子取引の保存要件を押さえ、適切に電子帳簿保存に対応しなければなりません。
ぜひこの記事を参考に、電子帳簿保存法への対応を進めていただければ幸いです。
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