2024年4月における労働条件明示ルールの改正について、具体的にどういった内容に改正されるのか知りたい。
この記事は上記のような思いを抱かれている方に向けて、労働条件の明示義務をおさらいした上で、具体的な改正内容や必要な対応についてご紹介します。
労働条件明示ルール改正について基本的な内容を押さえたい方は、ぜひ最後までご確認ください。
労働条件の明示義務について
改正内容について確認する前に、そもそもの労働条件明示義務について簡単におさらいしましょう。
労働条件明示義務の概要
企業は従業員を雇用する際に、契約期間や報酬、就業場所などを含めた労働条件を明示しなければなりません。
これは労働基準法第15条および労働基準法施行規則第5条によって定められています。
もし労働基準法第15条や施行規則第5条に基づいて明示した内容が事実と異なる場合、従業員は即時契約を解除することが可能です。
明示すべき内容について
それではどのような項目を明示する必要があるのでしょうか。
労働条件として明示すべき内容としては、絶対的明示事項と相対的明示事項に分けられます。
絶対的明示事項
絶対的明示事項は、どのような従業員を雇用する場合でも必ず明示しなければならない事項であり、具体的には以下の点が挙げられます。
- 契約期間に関する事項
- 期間の定めがある契約を更新する場合の基準に関する事項
- 就業場所や従事する業務に関する事項
- 始業や終業時間、休憩や休日に関する事項
- 賃金の決定方法や支払時期などに関する事項
- 退職や解雇に関する事項
- 昇給に関する事項
相対的明示事項
相対的明示事項は、定めをした場合に明示しなければならない事項です。具体的には以下の事項が挙げられるでしょう。
- 退職手当に関する事項
- 賞与などに関する事項
- 食費や作業用品などの負担に関する事項
- 安全衛生や職業訓練に関する事項
- 災害補償などに関する事項
- 表彰や制裁に関する事項
- 休職に関する事項
労働条件明示のタイミング
労働基準法第15条に「労働契約の締結に際し」という文言があるため、基本的には内定や入社時といった労働契約を締結するタイミングで明示しなければなりません。
他にも労働契約の内容を変更する際も、変更箇所を含めて明示する必要がある点は留意しておきましょう。
労働条件明示義務に違反した場合の罰則
労働条件明示は法律で定められた義務であるため、違反した場合は当然罰則が科されることになります。
具体的には労働基準法120条の規定により、30万円の罰金が科されるため注意しましょう。
2024年の労働条件明示ルールの改正内容
ここからは2024年4月に実施される労働条件明示ルールの改正内容について、目的などを踏まえつつご紹介します。
労働条件明示のルールが改正される目的
労働条件明示のルールが改正される目的としては、以下の2点が挙げられます。
目的①：無期転換ルールの周知・浸透
2013年4月に施行された無期転換ですが、いまだ正しい知識が浸透しきれておらず、労使間トラブルなどが発生しています。
そういった状況の中で、無期転換ルールについて再度周知・浸透させることで、トラブルの防止などを目指していると言えるでしょう。
目的②：多様な社員の雇用ルールの明確化
現在は契約期間に定めがあるケース以外にも、就業場所や業務内容などを含め、働き方が多様化しています。
そういった多様化している雇用のルールを明確化し、正しい労務管理を行うことも、改正の目的として挙げられるでしょう。
そもそも無期転換とは？
ここで補足として無期転換についておさらいします。
無期転換とは契約社員や派遣社員といった有期契約社員の雇用において、通算契約期間が5年を超えた際に、期間の定めがない労働契約へと転換する制度のことです。
5年を超える雇用契約を締結する際に、従業員側が無期転換の申し込みを行うことで成立し、雇用側に拒否権はありません。
なお無期転換の申込権が発生する直前で雇止めをする場合、従業員との間にトラブルが生じやすいため、慎重に対応することが求められます。
改正内容：明示事項の追加
それでは具体的な改正内容についてご紹介します。2024年4月の改正では、以下の4つの明示事項が追加されます。
追加事項①：就業場所・業務の変更の範囲
一つ目の追加事項は就業場所や業務変更の範囲です。
将来的な配置転換などによって、就業場所や業務を変更する可能性がある場合、どの範囲まで変更するのかを明示しなければなりません。
雇用形態に関わらず明示すべき事項であり、有期契約社員の場合は契約更新のタイミングで都度明示する必要があります。
追加事項②：更新上限の明示
二つ目の追加事項は更新上限の明示です。
契約社員や派遣社員といった有期契約社員を雇用する際、通算契約期間や更新回数の上限の有無、その内容を明示する必要があります。
また更新上限の新設や短縮を行う場合は、実際に新設・短縮を行う前に、あらかじめ該当する従業員に対して説明しなければなりません。
追加事項③：無期転換申込機会
続いての追加事項は、無期転換の申込機会です。
無期転換申込権が発生する更新契約を締結するたびに、無期転換の申し込みが可能である旨を明示しなければなりません。
初回の申込権は行使せずに有期契約を締結した従業員に対しても、再度更新契約を締結する際に改めて無期転換申込機会を明示することが求められます。
追加事項④：無期転換後の労働条件の明示
追加事項の最後に挙げられるのは、無期転換後の労働条件の明示です。
無期転換申込機会の明示と併せて、無期転換後の労働条件についても明示する必要があります。
労働条件については、同一労働・同一賃金の観点も押さえた上で明示しなければなりません。
こちらも無期転換申込権が発生している状況において、契約を更新するたびに明示する必要がある点は留意しておきましょう。
労働条件明示ルール改正で企業が取るべき対応
労働条件明示の改正内容を押さえていただいたところで、改正に先立ち企業が取るべき対応についてご紹介します。
対応①：有期契約社員の更新上限の確認
取るべき対応としてまず挙げられるのが、有期契約社員の更新上限の確認です。
更新上限は有期契約社員ごとに異なるケースも多くなるでしょう。
そのため現在雇用している有期契約社員ごとに、更新上限を確認し、適切に契約内容に反映できるようにデータ化しておく必要があります。
対応②：無期転換の対象となる有期契約社員の把握
また無期転換の対象となる有期契約社員の把握も必要になります。
雇用している有期契約社員の中には、2024年4月に無期転換申込権を伴う更新契約が発生する社員もいることでしょう。
そのため無期転換の対象となる有期契約社員についても、無期転換申込権の生じるタイミングと併せて正確に把握しておき、改正後適切に対応できるように準備しておかなければなりません。
対応③：労働条件通知書のフォーマット修正
取るべき対応として最後に挙げられるのは、労働条件通知書のフォーマット修正です。
明示事項の追加によって、従来の労働条件通知書では対応できない可能性が高くなるため、追加明示事項を踏まえてフォーマットを修正しておかなければなりません。
厚生労働省がモデル労働条件通知書を提供しているため、その内容を参考にしながら修正するとよいでしょう。
労働条件明示書は電子化が可能
最後に労働条件明示書の電子化について、条件や方法についてご紹介します。
労働条件明示書を電子化するための条件
労働条件明示書、なかでも絶対的明示事項は原則書面での交付が義務付けられていますが、あらかじめ従業員の希望や承諾を得ておくことで電子化できます。
ただしメールやPDFデータなど、「出力して書面として作成できるもの」に限られています。
また従業員から承諾を得ることなく電子化して通知した場合は、先に挙げた労働基準法120条の規定により、30万円の罰金が科されるため注意しましょう。
承諾を得た際はその日時や内容を記録しておくことで、後々のトラブルを防ぐことができます。
労働条件明示書を電子化する方法
労働条件明示書を電子化する方法としては、大きく以下の方向性が挙げられます。
- メールテキストなどによる通知
- 契約書の電子データをメールなどに添付する
メールやLINEなどの本文で労働条件を明示することも可能ですが、セキュリティや保管の観点で少々不安が残ります。
そのため労働条件明示書のPDFデータなどを、メールや労務管理システムなどを用いて送信するといった方法が望ましいでしょう。
まとめ
今回は2024年4月に実施される労働条件明示ルールの改正をテーマに、具体的な内容や対応についてご紹介してきましたが、いかがでしたか。
改正によって明示すべき項目が増えたため、それに伴い契約期間などを正確に把握・管理するといった、労働条件通知に関わる業務の工数が増えることが予想されます。
そのため労務管理システムなどを活用し、できるだけ効率化させることが重要になるでしょう。
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