「入社手続きをペーパーレス化する方法を知りたい」
本記事は上記のような思いをお持ちの方に向けて、入社手続きにおける課題を踏まえつつ、入社手続きをペーパーレス化するメリットや方法をわかりやすく解説します。
入社手続きをペーパーレス化する際に役立つシステムもご紹介しているため、ぜひ最後までご確認ください。
入社手続きにおける課題
まずは入社手続きにおける課題についてご紹介します。
課題①：書類作成に手間がかかる
一つ目の課題として挙げられるのは、書類作成に手間がかかるという点です。
入社手続きには労働条件通知書や給与所得者の扶養控除等（異動）申告書などをはじめ、雇用契約書や秘密保持誓約書など、様々な書類を作成することになります。
これらの書類を作成するには手間や工数がかかり、入社手続きの生産性向上におけるボトルネックとなっていると言えるでしょう。
課題②：書類の保管場所が必要
二つ目に挙げられるのは、書類の保管場所が必要であるという点です。
入社書類の中には一定期間保管しておかなければならない書類もあるため、これらの書類を保管しておく場所を事務所内に確保する必要があります。
社員数が多くなればなるほど、保管書類の数も増えるため、より広い保管場所が必要になってくるでしょう。
またこれらの書類を参照しなければならないシーンにおいて、保管場所まで移動する工数なども生じてくると言えます。
課題③：重要な書類の紛失リスク
続いて挙げられる課題は、重要な書類の紛失リスクがあるという点です。
入社書類の多くは個人情報が含まれているため、適切に保管しなければ情報漏えい事故などに直結してしまいます。
紙で運用している場合、どこに保管したのかわからなくなったり、参照している間に失くしてしまったりといったように、紛失リスクが比較的高いと言えるでしょう。
課題④：テレワークでの対応が困難
課題として最後に挙げられるのは、テレワークでの対応が困難であるという点です。
入社手続きでは先に挙げたような書類の作成だけでなく、役所などへの申請や提出が多くあるため、テレワークでの対応が他の業務と比べて困難となります。
テレワークが一般化した現在においても、アナログな業務遂行がいまだに色濃く残っている業務の一つと言えるでしょう。
入社手続きをペーパーレス化するメリット
入社手続きにおける課題を確認いただいたところで、入社手続きをペーパーレス化するメリットについてご紹介します。
メリット①：工数の大幅な削減
一つ目に挙げられるメリットは、工数の大幅な削減が見込まれるという点です。
入社手続きの大半を占めるのは主に書類作成や各種申請、書類の提出対応となります。
これらの業務をペーパーレス化することで、書類を効率的に作成したり、インターネット上で申請・提出したりできるため、入社手続きにおける工数の大幅な削減が期待できるでしょう。
工数が削減できた分、より重要な業務にリソースを割くことが可能です。
メリット②：コストの削減
コストの削減に繋げられる点も、ペーパーレス化のメリットと言えるでしょう。
入社手続きを紙で運用している場合、書類の印刷や郵便などの費用がかかります。
しかし入社手続きをペーパーレス化することで、これらの費用もカットできるため、コストの削減に繋げることができるでしょう。
また業務自体の生産性が高まることで、入社手続きに関する人件費の支出も抑えることが可能です。
メリット③：テレワークでも対応しやすい
次に挙げられるメリットは、テレワークでも対応しやすいという点です。
入社手続きは書類作成や提出などが多いため、テレワークがしにくい業務と言えます。
しかしペーパーレス化を実現することで、インターネット環境さえあれば入社手続きに関する業務に従事できるようになり、テレワークでも対応しやすくなるでしょう。
テレワークを実現することで従業員の満足度が上がり、より生産性が高まることも期待できます。
メリット④：紛失リスクの防止
紛失リスクを防止できるという点も見逃せません。
紙で運用している場合は保管場所からの出し入れも多く発生し、その分紛失のリスクも高くなってしまうでしょう。
入社手続き関連の書類には、個人情報が多く含まれているため、紛失してしまえば大きな問題や訴訟などに繋がりかねません。
その点、ペーパーレス化が実現すれば、入社手続き関連の書類をデータとして保管できるため、紙で保管していた時のように紛失してしまうリスクを抑えることができます。
メリット⑤：保管を効率的に行える
書類保管を効率的に行える点もメリットとして挙げられるでしょう。
紙で入社手続き書類を運用している場合、ファイリングや保管場所への移動など、様々な工数が生じます。
その一方でペーパーレス化を実現できれば、入社手続きに関連した書類をデータで保管できるため、保管場所への往復も不要になるなど、保管業務全体を効率化できます。
ファイリング作業も、パソコン上でフォルダに格納するだけとなるため、保管の工数を大きく削減できるでしょう。
メリット⑥：採用から入社までの期間を短縮できる
メリットの最後に挙げられるのは、採用から入社までの期間を短縮できるという点です。
入社手続きを紙で運用している場合は、書類作成や提出・申請などに工数がかかるため、採用から入社まである程度の期間を要します。
その点、入社手続きをペーパーレス化することで、入社手続き全体を効率的に遂行できるため、人材を採用してから入社してもらうまでの期間を短縮できるでしょう。
入社手続きをペーパーレス化するには
ここからは入社手続きをペーパーレス化する方法や注意点について、ご紹介します。
入社手続きをペーパーレス化する方法
入社手続きをペーパーレス化するには、労務管理システムの導入が必要となります。
労務管理システムとは、人事労務関連業務を効率化させる機能が搭載されたソフトです。
入退社に関する手続きや年末調整に関する書類作成をはじめ、給与明細や源泉徴収票の発行などをシステム上で実施できます。
また社会保険などの手続きに紐づく申請業務も、システム上での電子申請が可能であるため、書類の作成から提出まで効率的に実施できるでしょう。
【補足】労務管理システムの種類
労務管理システムは、自社構築するオンプレミス型のものと、インターネット上から利用するクラウド型に分かれています。
オンプレミス型は自社で必要な機能を自由にカスタマイズして構築できる分、自社開発が必要であるため費用も高額になるでしょう。
クラウド型は新たにシステムを開発する必要はなく、インターネットを通じてすぐに利用できるといった手軽さがある反面、インターネット状況が悪ければアクセスできないといった難点があります。
それぞれの特徴を踏まえ、自社に合ったシステムを導入すると良いでしょう。
入社手続きをペーパーレス化する際の注意点
入社手続きをペーパーレス化する際の注意点として挙げられるのは、全ての業務をペーパーレス化できるとは限らないという点です。
労務管理システムを用いることで、入社手続きの多くをペーパーレス化することができます。
ただし労働条件通知書や雇用契約書について、労働者が書面での交付を希望している場合はペーパーレス化できません。
こういった場合、ペーパーレスでの運用と書面での運用が同時に発生することになるため、管理や手続きが複雑になってしまうでしょう。
入社手続きをペーパーレス化する際のおすすめシステム
最後に入社手続きをペーパーレス化する際におすすめツールをご紹介します。
ツール①：SmartHR
おすすめツールとしてまずご紹介するのは、SmartHRです。
SmartHRは、株式会社SmartHRが提供する労務管理システムです。
クラウド型の労務管理システムにおいて、5年連続シェアNo.1を誇るシステムであり、50,000社以上が活用しているツールとなっています。
書類回収やチェック作業などの工数を削減できるだけでなく、入社手続きを含めた労務管理に関するデータを一元管理できるため、入社手続き全体を効率化できるでしょう。
ツール②：ジョブカン労務HR
おすすめのツールとして次にご紹介するのは、ジョブカン労務HRです。
引用：ジョブカン労務HR
ジョブカン労務HRは、株式会社DONUTSが提供する労務管理システムです。
ジョブカン労務HRには、入社手続きは勿論、退職などにかかる書類を自動で作成する機能や、ワンクリックで電子申請できる機能などが搭載されています。
無料トライアルなどもあるため、操作性などを確かめた上で導入するかを検討できるでしょう。
ツール③：オフィスステーション労務
次にご紹介するのはオフィスステーション労務です。
引用：オフィスステーション労務
オフィスステーション労務は、株式会社エフアンドエムが提供する労務管理システムです。
オフィスステーション労務は対象とする帳簿が110帳簿と、幅広い書類をペーパーレス化できるという特長があり、利用継続率99.3％の実績を誇っています。
また既存の勤怠ソフトなどとのAPI連携も可能であるため、現在のシステムを利用したまま導入できるでしょう。
ツール④：apseedsポータル
おすすめツールの最後にご紹介するのは、当社が提供しているapseedsポータルです。
引用：apseedsポータル
apseedsポータルはアルバイトや派遣スタッフ向けの労務管理システムです。
スマホ用アプリであるため、どこからでも手軽にアクセスでき、契約書や給与明細発行といった業務を行うことができます。
従業員とコミュニケーションを図るためのメッセージ機能や、福利厚生としても提供できる速払いサービスなども活用できるため、人事労務の効率化だけでなく、従業員満足度にも繋げていただくことが可能です。
まとめ
今回は入社手続きのペーパーレス化をテーマに解説してきましたが、いかがでしたか。
入社手続きを含めた人事労務業務は、多数の書類を扱うことは勿論、提出や申請なども多く、工数がかかる業務の一つと言えるでしょう。
しかし労務管理システムを導入し、ペーパーレス化を実現できれば、大幅な工数削減や業務効率化に繋げることができます。
もしアルバイトや派遣スタッフの入社手続きについて、ペーパーレス化にご興味がございましたら、お問い合わせページよりお気軽にご相談ください。
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