【派遣会社／飲食店など】連絡・情報共有に特化したビジネスチャットツールのすすめ

業務を円滑に進めるために、スムーズな社内コミュニケーションは欠かせません。登録スタッフや従業員とのやり取りについて、以下のような点でお困りの企業もあるのではないでしょうか？

「使える連絡手段が従業員ごとにバラバラで、情報共有に時間がかかる」

「”既読“機能のない方法では用件が伝わっているのか判断できず、結局電話で確認したり二度手間になっている」

「電話でのやり取りはエビデンスが残らず、従業員とトラブルになることがある」

そこで今回は、企業と従業員との業務連絡に特化した「ビジネスチャットツール」について紹介します。

ビジネスチャットツールの概要

ビジネスチャットツールは、業務連絡などビジネスシーンでの利用を想定して開発されたコミュニケーションツールです。すでに幅広い世代で利用されているSNSのような操作性で、ビジネス利用向けの機能が備わっています。

ビジネスチャットツールのメリット

大人数でも迅速に情報共有できる

もし従業員全員に電話で連絡を取るとしたら、情報共有に非常に時間がかかってしまいます。ビジネスチャットツールを使用すれば人数の大小によらず、伝えたい相手に迅速に情報を伝えることができます。

未読・既読を管理できる

未読／既読の判別がつかないツールでは、相手が内容を確認してくれているのか判断できません。メールを送ったことを相手に電話で伝えたり、メールを読んだかどうか確認のために電話をする…といった無駄なやり取りが必要になってしまいます。

サービスによりますが、未読・既読を管理できるビジネスチャットツールも多くあります。既読がついていれば、従業員からの返信がなくても、目を通していることは把握できるので、無駄なやり取りをなくすことができます。

セキュリティ対策がしっかりしている

個人向けの無料SNSが広く利用されているため、従業員や登録スタッフとのやり取りにも、そういった個人向けサービスを使用している企業も多くあるでしょう。

しかしビジネス利用の際に重視すべきは、情報漏洩などのリスクです。個人向けのツールもセキュリティ対策は行われていますが、ビジネス向けのチャットツールは、社員などの管理者が許可した端末のみアクセスできる端末認証機能など、個人向けよりもさらにセキュリティレベルが高い設計となっているものが多いため、より安全に、安心して使用することができます。

また社員含め従業員の中には、「プライベートのアカウントを職場の人に教えたくない／業務で使用したくない」という意見があったり、職場で利用されている個人SNSのアカウントを持っていない場合もあります。こういった場合の対応策としても、社内専用のオフィシャルツールとしてビジネスチャットツールを導入することで、従業員にとってもストレスがなく、企業として安全に連絡が取れる手段を確立できます。

ビジネスチャットツールを導入する際の注意点

利用ルールを定める

新しいツールを使い始める際は、利用ルールをきちんと定め、そのルールをしっかり伝えることが重要です。ルールを決めないままなんとなく使い始めてしまうと、公私混同したやり取りや、業務連絡であっても送信する時間の配慮がなく深夜にチャットが何度も送られるなどのトラブルが発生する可能性もあります。店舗・営業所や地域、部署ごとに責任者を決めておくなど、管理系統を明確にしておくことも、こうしたトラブルの回避につながります。

利用を促す工夫をする

新しいツールを導入する際によくあることですが、従業員1人1人の自主性に任せていては、今までと同じようにメールや電話ばかり使ってしまい、なかなか活用が進まない可能性もあります。「せっかく導入したのに使ってくれない」と嘆くだけで諦めてしまうのではなく、まずは管理者・発信者となる社員から利用を徹底させ、率先して使っていくようにしましょう。

例えば導入直後の早い段階から、返信が必須となるような用件を何回か発信し、新ツールから返信してもらうように管理者から呼びかけ続けます。利用について不明点があるようならこの時期に集中して聞き取り、フォローしていきましょう。やりとりするうちに新ツールの利用が習慣づいてくれるのはもちろん、管理者にも短期間で活用ノウハウが蓄積されます。

まとめ

いかがでしたか？今回は企業と従業員との業務連絡に特化したビジネスチャットツールについて紹介しました。

店長や本社から必要な業務連絡をスピーディーにかつ安全に送信でき、新型コロナウイルス感染症の影響による休業やリモートワークで顔を合わせられない状態下であっても、情報を一斉に共有し、共有状況を確認することも可能です。

ある日突然、休業などの対応を迫られてしまうような今だからこそ、社員・従業員が安心して使えるコミュニケーションツールを検討してみてはいかがでしょうか。

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