飲食店はアルバイトやパートの従業員が多く、営業時間も長いため、勤怠管理が特に大変な業種の1つです。複数のシフトパターンや個人の希望を考慮してシフトを作成したり、打刻漏れがないか確認しながら集計作業や給与計算をおこなったり、業務量の多さに頭を悩ませる店舗管理者の方も多いのではないでしょうか。
また、現在はコロナ禍の影響で「従業員が辞めてしまった」「求人応募数が増えない」と人手不足に悩む店舗も多くなっています。求人応募数や定着率を向上させたい飲食店にとって、費用面で比較的手軽に導入できる給与前払いサービスはおすすめの採用強化ツールといえますが、一方で日々の勤怠データの連携が運用のハードルとなることも多く、なかなか導入を進められない、とお悩みの方も多いように思います。
本記事では、勤怠管理の負担を軽減する勤怠管理システムの基本機能や導入メリットに加え、データ連携のお悩みや人手不足の解消までを一気に目指せる、給与前払いサービスと完全自動連携できる勤怠管理システムについて紹介していきます。
勤怠管理システムの基本機能と導入メリット
多くの会社からさまざまなサービスが展開されていますが、基本的に共通しているのは「打刻」「シフト管理」「給与計算ソフトとの連携」といった機能です。
| 打刻機能 | パソコンやスマートフォンでの勤怠打刻や、ICカード・静脈認証などを使用して不正を抑制した勤怠打刻が可能となり、打刻データを自動で集計します。 |
|---|---|
| シフト管理機能 | シフトの作成・管理ができます。システム上で従業員の希望シフトの回収・集計をおこなえるものもあり、活用すれば申請用紙の配布や確認・手入力の手間が削減できるうえ、希望の多い日／少ない日も一目で判別できるため、シフト作成がかなり効率化できます。 |
| 給与計算ソフトとの 連携機能 | csvファイルでのデータ出力やAPIを使って、勤務日時や残業時間などの情報を給与計算ソフトへ連携します。勤怠集計から給与計算まで手計算なくおこなえますので、手間を減らすだけでなく、人的ミスも防ぐことができます。 |
勤怠管理システム導入のメリット
①勤怠管理にかかる時間を大幅に減らせる
アナログな環境では、勤怠管理にタイムカードや出勤簿が使われるのが一般的です。このような現場では打刻漏れなどのチェックを頻繁におこなったり、月末にすべてのタイムカードを集計してから給与を計算したりと、管理者はかなりの時間を集計の手作業に費やすことになります。勤怠管理システムを導入すれば集計は自動でおこなわれるため、このような作業の時間を大幅に削減することができます。
②勤務状況をリアルタイムで確認できる
従業員一人ひとりの勤務状況を、いちいち集計せずともリアルタイムで把握することができるようになります。例えば残業時間が増えてしまっている従業員がいた場合、タイムカードを使った勤怠管理では月末の集計作業まで気づくことができないかもしれませんが、勤怠管理システムを利用していれば月途中でも状況を把握でき、業務分担の見直し等の措置を講じることができます。
残業時間が月60時間を超えると賃金が50%割増しになる法改正が2023年4月に控えています。改正内容もぜひ確認しておきましょう。
③法改正への対応がスムーズ
近年は働き方改革の一環として、雇用に関する法改正が頻繁におこなわれています。大企業なら専門知識を持つ担当者を配置することもできますが、個人店舗や中小企業ではなかなかそうもいかないため、すべての法改正を把握しきれずに対応が抜けてしまうこともあるかもしれません。
多くの勤怠管理システムでは、最新の法律に対応できるようにアップデートが実施されるため、知らないうちに法律に違反してしまうようなリスクを減らすことができます。
採用活動における給与前払いサービスのメリットとは
給与前払いサービスは低コストで手軽に導入できる、飲食店にオススメの福利厚生サービスです。大手求人サイトのフリーワードランキングでは「日払い」が常に上位を獲得しているため、給与前払いサービスを使って「日払い」を可能にすることで、求人広告が見てもらいやすくなり、求人応募数の向上が期待できます。
また「給与前払い」は冠婚葬祭など急な出費が重なった場合にも便利な制度なので、従業員の満足度向上、定着率向上にも期待できるでしょう。既存の従業員を長く雇用できれば求人広告を出す回数を減らせますので、必然的に採用コストも下げられます。
勤怠管理システムとのデータ連携はなぜ必要？
給与前払いサービスで「日払い」を実現するためには、勤務時間数など従業員ごとの勤務実績がわかる勤怠データを「毎日」用意し、前払いサービスへ反映させる必要があります。例えば、エーピーシーズが運営する『速払いサービス』では、大きく分けて「勤務報告ツール」「らくらくデータ連携」「完全自動連携」の3つから、現在の勤怠管理の環境に合わせたデータ連携方法・運用方法を選ぶことができます。
現在の管理環境で選ぶデータ連携・運用方法
A)タイムカードや出勤簿などを使っている
勤怠管理システムがなくデジタルデータが用意できない場合は、『速払いサービス』の無料ツール「勤務報告ツール」を使って勤怠データを作成しましょう。勤務終了後に従業員自身で勤務実績を入力してもらい、管理者が確認・承認する、という作業が必要になります。
無料で使える勤務報告ツールについてはこちら
B)勤怠管理システムを使っている
一般的な勤怠管理システムを利用している場合は、「らくらくデータ連携」で勤怠情報を連携できます。「日払い」なら毎日、「週払い」なら毎週、勤怠管理システムから出力したデータを『速払いサービス』へ送信することで、従業員の速払い利用可能額が更新されます。
C)完全自動連携対応の勤怠管理システムを使っている
『速払いサービス』との「完全自動連携」に対応している勤怠管理システムを利用している場合は、事前に設定した連携時刻になれば、データ抽出からアップロードまでの処理がすべて自動的に実行されます。日々の業務を一切増やすことなく「日払い」が実現できる、理想的な連携方法と言えるでしょう。
もし「毎日のデータ連携作業は忙しくてできない」というような理由で日払いを諦めているなら、このような完全自動連携に対応した勤怠管理システムに乗り換えてみるのも良いかもしれません。
飲食店におすすめの勤怠管理システム2選
『速払いサービス』と自動連携が可能な、飲食店におすすめの勤怠管理システムをご紹介します。
ぴかいちナビ
ぴかいちナビは「業界最安値」を掲げる飲食店向け業務管理システムです。月額利用料が数万円かかるようなサービスが多いなか、勤怠管理のみであれば月額利用料3,300円（税込）～と低価格で導入でき、出退勤管理、シフトの作成・管理、給与計算ソフトへのCSV連携などの機能が利用できます。オプションを利用すれば、スマートフォンを使った希望シフトの回収もおこなえます。
『速払いサービス』との「完全自動連携」に対応しており、飲食系企業で多くの運用実績があります。
＜ぴかいちナビ 勤怠管理システム＞
https://www.kc-factory.co.jp/pica1/kintai/
まかせてネットEX
まかせてネットEXはアルバイトスタッフの多い飲食店向けの勤怠管理システムで、タイムレコーダー（打刻管理）、シフト管理、打刻実績修正、店舗間ヘルプ、従業員管理、給料会計システム連動、といった機能が利用できます。こちらもオプションとしてスマートフォンからの希望シフト入力に対応でき、より手軽に効率良くシフトの入力・回収ができます。
ぴかいちナビと同様『速払いサービス』との「完全自動連携」に対応していて、特に月末の給与処理に必要な「控除データ」の連携まで自動でおこなえる点が便利と好評です。
＜まかせてネットEX 勤怠管理システム＞
https://www.justweb.co.jp/makasetenetex/special/attendance.html
まとめ
いかがでしたか？
飲食店の勤怠管理は非常に手間がかかりますが、店舗の運営が従業員なしでは成り立たない以上、いかに効率よく終わらせるかがカギになります。ただ昨今ではさまざまな業務に電子化の波が押し寄せてきており、勤怠管理がアナログのままではアナログ＋デジタルデータの二重管理が必要となるなど、将来的に管理者の負担がさらに増えてしまうことも想定されます。
毎日の勤怠管理と人手不足の両方にお悩みなら、勤怠管理システムと給与前払いサービスの自動連携をうまく活用し、一気に課題を解決してみるのはいかがでしょうか？
