2019年4月から、有給休暇付与日数が年10日以上の従業員には年5日以上の休暇を取得させることが義務化され、休暇付与日や取得状況の管理業務等、人事総務担当者の有給休暇関連の業務はじわじわと増えています。従業員の数に比例して管理業務も多くなりますので、対象従業員が多ければ多いほど、こういった業務は効率化させたいですよね。
有給休暇の申請・承認や管理をまだ紙の書類等で行っている企業もあるかと思います。そこで今回は、有給休暇の申請手続をデジタル化するメリットを紹介します。
有給休暇管理をデジタル化するメリット
有給休暇の申請・管理をデジタル化することで、どういったメリットがあるのでしょうか。
メリット①人事総務だけじゃない！三者の手間が削減できる
紙の書類で手続きを行っていた場合、一般的には次のような作業が発生します。
人事総務担当が申請用の書類を印刷・準備→従業員が書類を入手し記入・提出→受け取った上司が確認・承認のうえ結果を従業員と人事総務へ通知→人事総務担当が管理記録を更新
申請から後処理までは意外とフローが長く、複数人に跨って手間や時間がかかっているのがわかります。この申請～処理のフローをデジタル化すれば、従業員は場所・時間を問わず申請することができ、上司も申請書紛失等のリスクなく確認・承認したのち、承認状況も手間なく従業員や人事総務へ共有することができ、人事総務も書類作成の手間がなくなるだけでなく、共有漏れを気にすることなく事務処理が行えるようになります。
メリット②取得状況が把握・管理しやすい
特に人事総務の事務処理については、2019年4月から適用された労働基準法の改正により、冒頭でご紹介した年次有給休暇の取得義務化と合わせて、すべての企業で年次有給休暇管理簿の作成・保存も義務付けられました。従業員が休暇を取得した際は記録が必要となり、取得状況や残日数等もしっかりと把握・管理しておく必要があります。
人事総務担当者からすれば、申請や承認だけでなく、できるだけ負担なく管理簿の作成まで行いたいところです。有給休暇の申請フローを電子化してしまえば、システム上で各従業員の取得状況の確認や、そのデータを活用した管理簿の作成も簡単に行えます。また従業人本人が自身の取得状況を手軽に確認できるようになれば、取得漏れが抑制されるだけでなく、ありがちな「あと何日残ってますか？」「期限はいつ？」といった問合せからも解放されます。
メリット③「取得しづらい」が解消される
従業員のなかには、上司の顔色を伺わなければならず休暇希望を出しづらい…というような方もいるのではないでしょうか。上司や職場の雰囲気によっては「有給休暇を取りたくても取りにくい」と感じている場合もあるかと思います。システムを通じてデジタルで申請を行えれば、上司の顔色やタイミングを見計らう必要がなくなるため「言いにくい」が解消され、休暇の申請や取得がしやすくなります。
株式会社マイナビが実施している「大学生就職意識調査」では「休日・休暇の取りづらい（少ない）会社」が、2015年卒から2022年卒の8年にわたり「行きたくない会社」のワースト5に入ってきています。現代では、休暇の取りやすさは「働きやすい職場かどうか」を考える際に欠かせない、従業員の採用や定着につながる重要な要素の1つになっているのです。
▽参考リンクはこちら
https://saponet.mynavi.jp/release/student/#category-ishik
有給休暇申請をデジタル化するには
既に導入しているシフト申請や勤怠管理のシステムがあれば、これを活用してデジタル化することができるでしょう。機能の1つとして有給休暇の申請・承認を行えたり、残日数の管理ができるシステムも多いと思います。
既存のシステムがない場合は、ワークフローの電子化に特化したシステムをまずは最小単位で導入し、休暇の電子申請を足掛かりに、会社全体の業務の電子化を徐々に進めてみてはいかがでしょうか。
まとめ
いかがでしたか？今回は有給休暇申請の手続きをデジタル化し、業務フローを効率化するメリットを紹介しました。
ワーク・ライフ・バランスの考え方が浸透したこともあってか、正社員のみならずアルバイト・パート従業員においても「休暇」を重要視する風潮は明らかに強くなってきており、「休暇の取りやすいかどうか」は学生が就職先を選ぶ条件としてもすっかり定着しています。企業としての義務をしっかりと果たすためにも、労使双方に嬉しい休暇申請の電子化をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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