新型コロナウイルス感染拡大を抑えるためのテレワーク・在宅勤務が広がり、色々な書類を電子化する企業が増えています。
今回は、その中から給与明細を電子化する際に必要な導入準備を紹介します。紙ではなく電子交付とすることで、給与明細書の印刷や、各従業員へ手渡し・郵送を行う手間がなくなり、業務効率化、コスト削減にも繋がります。
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給与明細のWeb化で業務効率化！テレワーク時代の働き方に対応
交付方法を決める
給与明細を電子交付にすれば、従業員全体へ一斉に配布することができてとても便利です。そのためにはまず、交付方法（＝従業員が給与明細を確認する方法）を決める必要があります。
具体的には、電子メール等で電子ファイルを配信する、インターネットを利用してwebサイト等で確認してもらう、などの方法があります。従業員の意見も踏まえながら、使いやすさを考慮したうえで検討しましょう。
従業員の同意を得る
給与明細を電子化する場合は、あらかじめ従業員の同意を得るよう義務付けられています。給与明細専用のシステムを利用するなら、各従業員の初回アクセス時に電子交付同意書を表示して、同意確認ができる機能が付いているものもあるので、確認してみると良いでしょう。
同意を得られない場合、その従業員に対しては従来通り紙で発行することになります。たとえ同意してもらえなくても、背景や事情をきちんと確認し、不安があるようなら個別で説明を行うなど、全従業員から円満に同意を得られるよう真摯に対応しましょう。
▽給与明細導入時の従業員の同意に関する法律についてはこちら
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セキュリティの確保
給与明細には従業員の氏名、収入などデリケートな個人情報が含まれます。紙での配布と比較して誤配布・紛失などのリスクは低くなりますが、電子データでもセキュリティ面には十分に注意する必要があります。
給与明細電子化システムの多くはアクセス制御やデータ暗号化などのセキュリティ対策がなされていますが、システム毎に異なるので導入前に確認しておきましょう。
システムのセキュリティ対策のみに頼るのではなく、従業員にセキュリティ対策の意識を持ってもらうことも重要です。「なりすまし」による不正アクセスなどを防止するため、「複雑なパスワードを設定する」「個人端末がウイルス感染しないように日常的に心がける」など、具体的な行動例を普段から提示し、呼びかけておきましょう。
既存システムとの連携、データ取込方法の確認
既存の給与計算システムからCSVデータを取り込んで給与明細を作成するものや、始めから給与計算システムと一体になっているものなど、給与明細電子化システムによってデータの連携・取込方法の仕様が異なります。
すでに使用している給与計算システムとの相性、具体的な作業の流れは事前にしっかり確認しておきたいところです。
まとめ
いかがでしたか？今回は、給与明細を電子化する際に必要な導入準備を紹介しました。
従業員ごとに同意確認が必要になる点には注意が必要ですね。機能や使い方など、自社にあうシステムを見つけて、ぜひ検討してみてください。
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