新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、2020年の1年だけでもテレワーク・在宅勤務を実施する企業が随分増えました。伴って、HR領域の電子化・デジタル化も大きく進んだように感じられます。
紙でのやり取りが減って便利になる一方、部門や業務単位でバラバラに電子化を進めてしまい、気が付いたらたくさんのツールやシステムを抱えてしまっている…というようなお悩みも出てきているのではないでしょうか。
そこで注目が集まっているのが、社内に散らばった情報やシステムを集約できる「社内ポータル」の活用です。
今回はこの「社内ポータル」について紹介します。
社内ポータルとは？
ポータル（英語;portal）は「入り口」や「玄関」を意味する言葉です。社内ポータルとは、従業員が社内の様々な情報やシステムにアクセスするための入り口として設置されるもののことで、WebサイトやPC・スマートフォン向けアプリケーションといった形で提供されています。
社内ポータルによく設置されている機能例
勤怠管理機能
企業で導入している勤怠管理システムを社内ポータルに設置することで、従業員は社内ポータルから勤怠管理システムに入り、勤怠打刻や残業・有給休暇などの申請を行えます。
また、就業規則や雇用契約書も社内ポータルから確認できるようにすることで、普段からよく使用する残業や有給休暇だけでなく、あまり使わない慶弔休暇などのルールも必要な時に素早く確認できます。
ワークフローの申請機能
経費精算などのワークフローシステムも社内ポータルに設置することで、従業員は社内ポータルからワークフローシステムに入り、各種申請業務や申請がどこまで処理されているかなどの進捗状況を確認できます。
コミュニケーション機能
メッセージなどのやりとりを行う機能が付帯された社内ポータルもあります。個人間のコミュニケーションから、社内全体への情報発信など、クローズドな情報共有に使えます。
各種マニュアルの集約
社内ポータルに設置しているシステムに関するマニュアルのほか、福利厚生の情報や、日常的な周知事項など、様々な情報を社内ポータルに集約できます。従業員は、色々なところへ探しに行く手間がなくなり、配置に工夫すれば必要な情報へのアクセス性がさらに高まります。
社内ポータルを活用するメリット
入り口を一元化して業務効率アップ
勤怠管理システムやワークフローシステム、各種マニュアルなど、様々なシステム・情報の入り口を一箇所に集約することでアクセスしやすく、従業員の探す手間や問い合わせる手間を省くことができるため、業務の効率化に繋がります。
各部署がよく受ける問い合わせもQ＆A方式などでまとめて社内ポータルで共有しておけば、質問をする側もされる側も、直接やり取りする手間を省くことができ、本体の業務に集中することができます。
また、シングルサインオンができる社内ポータルであれば、社内ポータルから各システムへのログインについては、ログイン情報の入力が不要となります。そのため、従業員からの「ID、パスワードを忘れた」「ログインURLが分からない」といった単純で煩雑な問い合わせも減らすことができます。
テレワークでも情報伝達が迅速にできる
社内全体やテレワーク・在宅勤務中の従業員にも伝達したい情報がある時、従業員が日々利用している社内ポータルを用いることで、簡単・迅速に伝達を行えます。
「社内ポータルでの情報確認」を従業員に習慣化させることができれば、社内ポータルの情報を更新するだけで、共有を完了させることもできるようになります。
ペーパーレス化の促進
社内ポータルを中心に情報の電子化を定着させることで、印刷物の量を減らすことができます。紙での情報共有には、印刷や配布作業など様々なコストと時間がかかるため、ペーパーレス化により業務効率の向上・コスト削減が見込めるでしょう。
まとめ
いかがでしたか？今回は社内ポータルについて紹介しました。
社内の情報やシステムを一元化できる社内ポータルは、情報の共有・確認をスムーズにし、業務効率をあげてくれます。何よりテレワーク・在宅勤務と相性抜群です。新しい働き方が推奨されている今だからこそ、便利な社内ポータルの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
社内ポータル導入のすすめ