新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、各企業にはテレワーク・時差出勤・臨時休業など様々な感染拡大防止策が求められました。検討に十分な時間も取れないまま、初めての対応に苦悩した企業も多いのではないでしょうか。
このような状況の中、ある派遣会社（以下、A社）ではビジネスチャットツールとして「apseedsポータル」の業務用メッセンジャーを活用したことで、内勤全社員の完全テレワークを実現できたそうです。今回は、そのA社でのビジネスチャットツール活用事例をご紹介します。
ビジネスチャットツールとは？
ビジネスチャットツールとは、社内での迅速なメッセージ交換に特化したコミュニケーションツールです。プライベートで利用しているSNSのように直感的に操作でき、手軽にメッセージを送り合うことができます。そのため、社内コミュニケーションの活性化や、業務を円滑に進める効果が期待できるサービスとして人気があります。
またチャット機能以外にも、ビジネスシーンで活用できる様々なオプション機能が用意されているのも大きな特徴です。
メール・電話との違い
仕事に関する連絡をメールで行う場合、宛先に間違いがないか確認し、件名を考えた上で、文面にも気を使わなくてはなりませんよね。本題自体は大した量でなくても、1通送るまでには意外と時間がかかってしまいます。
電話で行う場合も、対応できる時間帯が限られたり、不在や通話中で行き違ったりと手間がかかります。
その反面、ビジネスチャットツールであれば時間をかけずに、用件のみをすぐに伝達できます。互いのタイミングを気にする必要がないため、スムーズにコミュニケーションを進めることができます。
コンプライアンスリスクも回避できる
「わざわざビジネスチャットツールを使わなくても、プライベートで使っている無料SNSでいいのでは…」と思われる方もいるでしょう。しかし、誰とでも繋がれるオープンなSNSを使用して、業務に関わる機密性の高い情報・重要な個人情報をやり取りするのはセキュリティやトラブルの面で大きなリスクとなります。
また社員・スタッフの中には、「プライベートのSNSアカウントを会社の人に教えたくない」と嫌がったり、そもそも指定されたSNSのアカウントを持っていなかったりということもありますよね。そういった場合でも、社内専用のオフィシャルツールとしてビジネスチャットツールが導入されていれば、ストレスなくかつ安全に連絡が取れる手段を確立できるのです。
「apseedsポータル」の特徴
今回A社が活用している「apseedsポータル」は、マイナビグループの株式会社エーピーシーズが提供している業務ツールをひとまとめにできるポータルアプリです。シンプルで使いやすい業務用メッセンジャーなどをコア機能としており、ビジネスチャットツールとしても活用できます。派遣会社を中心に利用されており、派遣会社から登録スタッフへの連絡ツールとして活用されています。
未読・既読管理で効率化
例えばメールでのやり取りでは、スタッフから返信がない場合、用件が伝わっているのかどうか状況がわかりません。一旦メールで送ったけど結局電話で確認…なんて、二度手間で面倒ですし、業務としても少し無駄に感じますよね。
「apseedsポータル」の業務用メッセンジャーは、スタッフの未読・既読を管理画面で確認できるため、メールのような電話での確認作業は必要なく相手が用件を確認したかどうかが一目で判別できます。
スタッフの既読率が高い
プライベートSNSやメールでのやり取りと違い、不特定多数へ配信された大量の広告やメルマガに埋もれてしまうことがありません。スタッフ側は自分宛ての業務連絡だけを受信するため、メッセージの既読率が高いことも特徴の1つです。
業務の属人化を回避できる
共通の管理画面にアクセスすることで、権限を持つ社員なら誰でもスタッフ毎の状況確認と対応ができます。複数人で対応にあたれるため、業務の属人化を防ぎ、効率的に社員ひとりひとりの負担を軽減できます。
完全テレワークを実現できた理由
さて、それでは冒頭でご紹介した派遣会社・A社がどういった経緯で「apseedsポータル」の業務用メッセンジャーを導入し、完全テレワークを実施できたのかをご紹介していきます。
「apseedsポータル」導入の経緯
A社では、登録スタッフの平均年齢が比較的高いことも影響してか、社員と登録スタッフのやり取りは電話連絡がメインになっていました。
ひとりで何十人ものスタッフを管理している派遣会社の社員にとって、ひとりひとりのスタッフとのコミュニケーションはとても重要です。しかし、日中就業しているスタッフと電話連絡は、就業前の早朝・昼休み・終業後と時間が限られてしまう上に、行き違いによりなかなか連絡が取れないといった状況も多々あります。
比較的連絡がつきやすいスタッフの終業後となると、ひとりひとりとの通話が長くなりがちで、社員自身の勤務時間を考慮すると1日に大人数と連絡を取るのは難しい状況でした。登録スタッフが増えていくにつれ、スタッフとのコミュニケーションが社員の大きな業務負担となり、長時間の残業に繋がっていました。
「apseedsポータル」導入後の変化
「apseedsポータル」導入当初は、新しいツールを活用するようアナウンスをしても、慣れ親しんだ電話連絡に頼るスタッフが多かったそうです。しかし、社員が率先して「apseedsポータル」での連絡を心がけると、スタッフ側も徐々にちょっとした空き時間に対応できる「apseedsポータル」を利用してくれるようになりました。
こうして最終的には、体調確認の連絡をはじめ、派遣先からの連絡の共有、契約に関しての確認など、日常的なやり取りをすべて「apseedsポータル」に統一できたそうです。スタッフの終業後の時間帯に電話対応が集中することもなくなり、社員の残業を減らすことにも繋がりました。
コロナ対策で実感した「apseedsポータル」の有用性
そして今年、新型コロナウイルスの感染拡大により、社内の働き方を見直す必要性が出てきた頃には、A社の社員とスタッフ間での電話連絡は皆無になっていたそうです。さらに「雇用契約書（就業条件明示書）電子化機能」を活用することで、業務の契約も「apseedsポータル」で完結できる状態になっていました。そのため、電話当番の社員を出社させる必要もなく、内勤全社員の完全テレワークを実現できたのです。
緊急事態宣言下も、派遣先の事情でやむなく出勤稼働するスタッフや、リモート勤務で不安を抱えるスタッフのフォローを、派遣先とも協力しながら「apseedsポータル」でこまめに実施したそうです。そして慌ただしい状況下でも行き届いたケアと管理を実現できた結果、稼働しているスタッフはもちろん、派遣先の企業からも、とても良い反応と評価を得ることができているようです。
まとめ
いかがでしたか？今回は、ビジネスチャットツールを導入し、内勤全社員の完全テレワークを実現したA社の事例をご紹介しました。
ビジネスチャットツールの活用がなければ、今でも電話でのやり取りがメインになっていて、完全テレワークのような感染拡大防止策の徹底は不可能だったかもしれませんね。
現在も厳しい状況が続いていますが、多くの登録スタッフを抱える派遣会社だからこそ、社員も登録スタッフも安心して使えるビジネスチャットツールで、新しい社内コミュニケーションのカタチを検討してみてはいかがでしょうか。
